A pesar de que hoy en día contamos con multitud de aplicaciones y plataformas de mensajería instantánea para nuestras comunicaciones más cercanas, cierto es que muchas de estas conversaciones informales también tienen lugar a través del correo electrónico.

Esto provoca que, a la hora de redactar un correo para relacionarnos con clientes, con otras empresas o incluso como método de comunicación interna, el aspecto de estos correos se descuide bastante, afectando gravemente a la imagen exterior no sólo de la empresa, sino de nosotros mismos como trabajadores y comunicadores. Ten en cuenta que todos somos comunicadores de nuestra propia imagen.

En esta entrada no nos referiremos a la ortografía o a los signos de puntuación, para eso ya existe el diccionario y los libros de estilo.  Aquí tenéis algunas de las “malas formas” en los correos electrónicos habituales en la empresa.

1.- No hay que ser tan agradecidos. Abusar de la palabra “gracias” puede conllevar un efecto negativo. Te corresponde agradecer de antemano a una persona que haga algo, aunque sea de su cometido.

En el caso de que la persona a la que te diriges no ha hecho nada por ti, la coletilla tipo “Te envío los informes solicitados. Gracias” no es necesaria. Otro caso es cuando le pides un favor a un compañero de tu mismo rango sin esperar a que acepte hacerlo o no, por ejemplo, “Estoy muy ocupado, ¿puedes llamar tú al cliente? Gracias”. Es mejor probar con un “por favor”.

2.- El tono impersonal son la intención de suavizar una orden puede interpretarse de forma irónica. Por ejemplo, “Habría que repasar los encabezados de todas las páginas. Gracias”, puede malinterpretarse. Una alternativa es utilizar el plural para una orden concreta, aunque puede diluir la intención de dirigir el mensaje a alguien concreto.

3.- Los correos extensos pierden efecto. Una recomendación es no sobrepasar las quince líneas. Si la información es muy extensa, podríamos valorar mandar un archivo adjunto.

4.- Hay veces que los adjuntos pasa desapercibido, por lo que es recomendable avisar de que se ha adjuntado y sobre el contenido del mismo, sobre todo si hay más de uno.

5.- Es mejor no mezclar varios temas en un solo correo. Tratar un tema por correo te ayuda a seguir el hilo de la conversación sin confusiones, además, es más fácil encontrar un cierto aspecto de la conversación si necesitamos volver a ello. Además, se tiende a contestar sólo a un tema por lo que habría que volver a escribir solicitando información con respecto a los otros puntos.

6.- Un correo no sólo debe llevar asunto, sino que también tiene que ser concreto y directo acorde su contenido.

7.- Demasiadas personas en copia son muestra de muchos indicadores. Algunos ejemplos son:

• El remitente es inseguro, necesita aprobación o no tiene iniciativa.
• Si el asunto no es importante no pondremos a nadie en copia ya que cuando nos encontremos con un asunto que sí lo sea, las personas en copia no le prestarán atención.
• Confusiones y malentendidos típicos con la opción “Responder a todos”.
• El destinatario puede creer que su trabajo se encuentra bajo supervisión.

8.- Cuidar la ortografía, sobre todo en aspectos como poner la coma después de los vocativos, o utilizar los signos de exclamación y pregunta tanto de entrada como de cierre. Parece obvio, pero cada vez es más frecuente encontrarse con estos errores.

9.- Y antes de enviar… ¡releer! Hay veces que está más claro en nuestra cabeza lo que queremos decir de lo que lo está realmente en la pantalla. Puede evitarte muchas sorpresas.